Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung

Seit der Reisekostenreform 2014 gibt es nur noch die sogenannte erste Tätigkeitsstätte bei der Berechnung der Fahrtkosten. Sie ergibt sich daraus, wo der Mitarbeiter täglich arbeitet oder mindestens zwei Tage die Woche verbringt (bzw. 1/3 seiner Arebitszeit).

Fahrten zur Tätigkeitsstätte lassen sich als Reisekosten angeben. Dabei wird nach Verkehrsmittel unterschieden. Kosten die durch die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sowie Mietwagen entstehen können in vollem Umfang abgesetzt werden, sofern Belege vorhanden sind. Wird ein privater PKW für die Fahrt genutzt gibt es mehrere Möglichkeiten der Abrechnung:

  • Die Kosten werden in ihrer tatsächlichen Höhe abgerechnet (Belege und Fahrtenbuch notwendig)
  • Die Kosten werden anhand der Kilometerpauschale (0,30 Euro/gefahrener Kilometer) abgerechnet

Die erste Variante unter Nutzung eines Fahrtenbuchs erfordert höheren Aufwand, kann sich jedoch rechnen. Sinn der Kilometerpauschale ist es theoretisch alle durch das Fahren entstandenen Kosten pro Kilometer abzudecken. Dies beinhaltet den Verschleiss, Versicherung und den Kraftstoff. Jedoch ist bei der Pauschale das Minimum aller möglichen Kosten erfasst. Fahrzeuge mit höherem Verbrauch oder Wert werden hierdurch benachteiligt. Möchten Sie sichergehen, dass die genauen Kosten Ihres Fahrzeugs abgedeckt sind, ist die genaue Dokumentation in einem Fahrtenbuch notwendig. Im Fahrtenbuch werden Länge, Anlässe und Kosten aller Fahrten eingetragen. Durch eine 12-Monate lange Aufzeichnung aller angefallenen Kosten (Kraftstoff, Reperaturen, Abschreibungen, Versicherungen, Miete, Parkgebühren usw.) lässt sich schließlich ein fahrzeuginidivdueller Kilometersatz berechnen. Dieser kann bei beispielsweise wartungsintensiven Fahrzeugen einen deutlichen Vorteil gegenüber der Kilometerpauschale bieten.

Anmerkung: Der individuelle Kilometersatz kann grundsätzlich auch geringer ausfallen als die Kilometerpauschale. Dann rechnet sich die Nutzung der Kilometerpauschale widerrum besser.

Tipp: Ein Fahrtenbuch ist immer eine gute Möglichkeit um den Überblick über Fahrtkosten zu behalten. Dabei bietet es sich an beispielsweise eine App oder Software zur Aufzeichnung zu verwenden die man von überall aufrufen kann.

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